Surabaya — Institut Al Fithrah (IAF) Surabaya menggelar kegiatan sosialisasi bagi sekretaris dan bendahara Organisasi Mahasiswa (ORMAWA) yang bertempat di auditorium lantai 2 pada pukul 10.00 hingga 12.15 WIB. Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman pengurus organisasi terkait administrasi kesekretariatan, pengelolaan keuangan, serta mekanisme pengajuan kegiatan.
Dalam sosialisasi tersebut, peserta diberikan pemahaman mengenai pentingnya kelengkapan administrasi organisasi. Beberapa administrasi wajib yang harus dimiliki antara lain buku inventaris, buku induk anggota, buku agenda surat masuk dan keluar, buku kas, arsip dokumen, hingga draft dan kalender program kerja (proker). Selain itu, organisasi juga diwajibkan memiliki data anggota dan alumni yang terdokumentasi dengan baik.
Pada aspek inventaris, dijelaskan bahwa organisasi perlu memiliki inventaris legal dan administratif seperti stempel resmi, buku kas, SK kepengurusan, serta logo dan kop surat. Sementara itu, inventaris identitas seperti bendera organisasi, ID card pengurus, dan seragam organisasi juga menjadi komponen wajib, khususnya bagi pengurus inti.
Materi selanjutnya membahas mekanisme pengajuan proposal kegiatan. Ditekankan bahwa setiap proposal harus sesuai dengan program kerja yang telah disusun. Tanpa adanya proker, proposal kegiatan tidak akan diproses. Pengajuan proposal dilakukan melalui link yang telah disediakan dengan alur mulai dari pengisian, verifikasi, persetujuan, hingga pencairan dana. Selain itu, pengajuan minimal dilakukan H-5 sebelum pelaksanaan kegiatan.
Dalam hal pelaporan, bendahara diwajibkan menyusun laporan kas secara rutin setiap bulan paling lambat tanggal 18. Sementara itu, Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) kegiatan harus dilengkapi dengan berita acara atau laporan kegiatan. LPJ induk serta pelaporan program kerja ditetapkan dengan batas waktu 15 April.
Tidak hanya itu, sosialisasi juga menyampaikan ketentuan terkait ajuan inventaris yang harus menggunakan surat resmi dan diajukan melalui sistem yang sama dengan proposal kegiatan. Beberapa tenggat waktu penting yang disampaikan antara lain batas pengumpulan umum pada 18 April dan tracer alumni hingga 1 Mei. Melalui kegiatan ini, pihak kampus berharap seluruh ORMAWA di lingkungan Institut Al Fithrah Surabaya dapat lebih tertib dalam administrasi, transparan dalam pengelolaan keuangan, serta terstruktur dalam menjalankan program kerja organisasi.
